Ein Shop waechst selten allein. Sobald die ersten Bestellungen reinkommen, brauchst du Hilfe — jemand der Pakete packt, jemand der Kundenanfragen beantwortet, vielleicht ein Social-Media-Profi. Mit Shopyais Team-Verwaltung laedst du Mitarbeiter in Sekunden ein, gibst ihnen genau die Rechte die sie brauchen (nicht mehr, nicht weniger) und behaeltst dabei die volle Kontrolle ueber deinen Shop.
Einladung in 30 Sekunden
Du gehst auf Einstellungen → Team, klickst „Mitarbeiter einladen", gibst E-Mail und Rolle ein — fertig. Der Empfaenger bekommt eine Mail mit einem sicheren Einladungs-Link. Der Link ist 24 Stunden gueltig und funktioniert genau einmal. Nach einem Klick und sicherem Login ist der neue Mitarbeiter im Shop aktiv — mit exakt den Rechten, die du vorher festgelegt hast.
Sechs feingranulare Berechtigungen
Nicht jeder braucht Zugriff auf alles. Ein Support-Mitarbeiter muss Bestellungen sehen, aber nicht Produkte anlegen. Ein Produkt-Manager arbeitet mit dem Katalog, aber soll keine Auszahlungen verwalten. Shopyai unterteilt den Zugriff in sechs klare Permission-Kategorien, die du pro Mitarbeiter einzeln ein- oder ausschalten kannst:
Jede Kategorie hat drei Stufen: kein Zugriff, lesen oder schreiben. Ein typischer Social-Media-Manager bekommt zum Beispiel marketing:write und analytics:read — er darf Kampagnen fahren und Ergebnisse sehen, kann aber keine Bestellungen oder Preise aendern.
Activity Log — jede Aenderung sichtbar
Sobald jemand aus deinem Team etwas aendert, landet es im Activity Log. Du siehst genau: Wer hat wann was getan? Preis geaendert, Bestellung storniert, Rabattcode erstellt, neuen Mitarbeiter eingeladen — alles nachvollziehbar. Das Log ist ausschliesslich fuer den Owner sichtbar, Mitarbeiter selbst sehen es nicht. So behaeltst du den Ueberblick, ohne dass sich dein Team beobachtet fuehlt.
Alle sensiblen Daten — insbesondere E-Mail-Adressen von Kunden — werden im Log maskiert dargestellt (z. B. a***@g****.com). Deine Mitarbeiter-Namen bleiben lesbar, aber keine Kundendaten landen in Protokollen, auf die mehrere Personen Zugriff haben koennten.
Einladungs-Digest — nie wieder vergessene Einladungen
Hast du jemandem eine Einladung geschickt, aber die Person hat sie noch nicht angenommen? Ohne Reminder geht das schnell unter. Shopyai schickt dir jeden Morgen um 8 Uhr einen Einladungs-Digest: eine kompakte Uebersicht aller offenen Einladungen pro Shop — wer, wann eingeladen, wie viele Stunden verbleiben bis zum Ablauf. Mit einem Klick kannst du nachhaken, die Einladung erneuern oder zurueckziehen.
Ownership Transfer — sicherer Besitzer-Wechsel
Manchmal muss der Besitz komplett uebertragen werden: Verkauf an einen Partner, Familien-Uebergabe, Rechtsform-Wechsel. Der Ownership-Transfer-Flow ist dafuer gebaut — sicher, nachvollziehbar, widerrufbar.
- 1. Transfer starten — Aktueller Owner gibt die E-Mail des neuen Besitzers an.
- 2. Bestaetigungsmail — Der neue Besitzer bekommt einen Accept-Link per Mail. Der Token ist nur im Mail-Body sichtbar — nie in Logs, nie im Dashboard, nie in Metriken.
- 3. Annahme — Der neue Besitzer klickt den Link, meldet sich an und bestaetigt.
- 4. Uebertragung — Eigentum wechselt sofort. Der alte Owner wird zum Staff-Mitarbeiter mit Lese-Rechten (oder kann entfernt werden).
- 5. Abbrechen jederzeit — Bis zur Annahme kann der aktuelle Owner den Transfer mit einem Klick stoppen.
Sicherheit, die nicht stoert
Mehrere Leute mit Zugriff auf denselben Shop bedeutet auch: mehrere Angriffsflaechen. Shopyai loest das mit Sicherheits-Mechanismen, die im Hintergrund laufen:
- Einladungs-Tokens werden nach 24 Stunden ungueltig — kein Einsaetmen eines Alt-Links
- Brute-Force-Schutz: Nach zu vielen falschen Versuchen wird der Token gesperrt
- E-Mail-Masking in Logs und UI, wo immer moeglich
- Audit-Log fuer jede sensible Aktion (Invite, Revoke, Remove, Transfer)
- AES-256-verschluesselte Transfer-Tokens in der Datenbank
- Rate-Limiting auf Invite-Aktionen, um Massen-Einladungs-Spam zu verhindern
Der KI-Assistent hilft beim Team-Management
Du kannst dein Team auch ueber den KI-Assistenten verwalten — per Chat: „Lade [email protected] als Bestell-Manager ein" oder „Zeige mir alle offenen Einladungen". Der Assistent bestaetigt kritische Aktionen (Einladung, Entfernung, Rechte-Aenderung) immer durch den Safety Gate — nichts wird ohne deine explizite Bestaetigung ausgefuehrt. E-Mails sieht der Assistent dabei nur maskiert, echte Kundendaten fliessen nie in den LLM-Kontext.
Integration mit anderen Shopyai-Features
Team-Verwaltung ist eng mit anderen Bereichen verzahnt. Staff-Accounts funktionieren mit Live-Chat (jeder Mitarbeiter kann Kundenfragen uebernehmen), mit dem E-Mail-Marketing (Kampagnen-Freigabe nur fuer Marketing-Permissions) und mit dem Telegram-Bot (jeder mit chat-Permission bekommt eskalierte Kunden-Anfragen auf sein Telegram).
Du bestimmst, wer welche Rechte hat — und siehst im Activity Log jede Aenderung. Einladungen laufen nach 24 Stunden ab, Ownership-Transfer ist bis zur Annahme widerrufbar. Null Chaos, volle Kontrolle.
Fazit
Ein Shop ist Teamarbeit. Mit Shopyais Team-Verwaltung machst du das sauber: Einladungen in Sekunden, feingranulare Rollen, nachvollziehbare Historie und ein sicherer Weg, das Eigentum zu uebertragen, falls noetig. Egal ob du einen Aushilfs-Packer einstellst oder das ganze Business verkaufst — der Ablauf bleibt genauso einfach wie sicher.
Haeufige Fragen
Kostet jeder zusaetzliche Mitarbeiter extra?
Nein. Die Team-Verwaltung ist als Plugin in den PRO- und HERO-Plaenen enthalten und du kannst beliebig viele Mitarbeiter einladen — die meisten Shops haben zwischen 2 und 20 Staff-Accounts. Im kostenlosen Basic-Plan gibt es nur den Owner-Account.
Kann ein Mitarbeiter seine eigenen Rechte erweitern?
Nein. Nur der Owner kann Rollen aendern, neue Mitarbeiter einladen oder entfernen. Selbst Mitarbeiter mit settings-Rechten haben keinen Zugriff auf Team-Verwaltung. So bleiben sensible Aktionen beim Besitzer.
Was passiert mit Daten, wenn ich einen Mitarbeiter entferne?
Der Account verliert sofort Zugriff auf den Shop, die erstellten Daten (Produkte, Bestellungen, Kampagnen) bleiben erhalten und sind weiter im Activity Log einsehbar. Der Mitarbeiter kann nicht mehr einloggen oder etwas aendern — der Shop gehoert dir, nicht dem Mitarbeiter.
Kann ich Rollen-Templates wiederverwenden?
Ja. Beim Einladen kannst du gespeicherte Rollen-Templates auswaehlen (z. B. „Packer", „Kundenservice", „Marketing") und sparst damit jedes Mal die einzelne Permission-Konfiguration. Templates gelten pro Shop.